Как стать продуктивнее?

Простые технические решения, увеличивающие вашу продуктивность  каждый день.

Сколько дел! Как все успеть? Голова идет кругом от калейдоскопа дел и задач. Мир ускоряется и требует прибавить газа и от нас.Как в этой круговерти принять не только быстрое, но и правильное решение?Вопросы повышения эффективности и продуктивности интересуют меня не первый год. Сегодня я хочу поделиться с Вами некоторыми своими наработками. Если конкретнее, то я хочу поделиться с вами техническими программами, которые помогут вам подняться над рутиной и двигаться быстрее, сосредотачиваясь на важных делах.

 Итак, разговоры, разговоры, разговоры... Давайте начнем с разговоров, а вернее с записи различных разговоров  на встречах и по телефону, но сначала разберемся, зачем это надо? А надо это, что бы быть точным: в процессе переговоров вы обсуждаете условия работы,  а мозг плохое место для хранения условий сделки. Конечно можно вести бумажный протокол встречи, но это долго. Нам надо быстрее. Поэтому на встречах пользуйтесь диктофоном, к слову,  они есть в каждом современном телефоне. Если переговоры идут в офисе, то можете использовать на компьютере программу Audaсity(программа бесплатная). Один из моих клиентов, по профессии юрист, всегда включает эту программу, когда ведет переговоры в офисе. Работа проходит быстрее, документы точнее.

А телефонные звонки?

Если вы работаете из офиса, делаете звонки через интернет сервисы, например, Skype или Skorozvon. чтобы записывать разговоры в Skype скачайте программу MP3-Skype-Recorder. Она бесплатная и устанавливается легко. На телефоне с операционной системой можно установить программу “Запись звонков”(есть бесплатные и платные версии).

Запись звонков позволяет сохранить не только важную информацию о договоренностях, но и контролировать сотрудников, как они следуют заданному скрипту телефонного разговора. Пару раз с утра на планерке разберите записи телефонных разговоров и качество их резко возрастет. Сотрудники начинают говорить по другому, когда знают, что их слушают. Вот образец разбора звонка:

Сервисы для записи звонков, как исходящих, так и входящих:  Skorozvon, виртуальный сервис ATC SIPUNI.RU, Mango-office. Один из моих клиентов приобрел бизнес пакет от компании Мегафон и теперь все звонки “на” и “с” сотовых телефонов у него записываются (правда замучился с установкой сервиса - пока это слабые стороны сотрудников компании Мегафон).

Экспресс видео инструкция:

Очень часто нет времени расписывать инструкцию, что и как делать. Легче показать. Но с первого раза сотрудники порядок действий не запоминают, поэтому демонстрацию инструкции лучше записать на видео. Для записи того, что происходит у вас на мониторе компьютера я рекомендую программу Camtasia Studio, эту программу можно использовать для записи мероприятий,  видео-уроков для помощников, сотрудников, коллег.

Все мысли в кучу.

Чем быстрее мы с вами взлетаем, тем больше информации нам с вами приходится обрабатывать , конспектировать, проводить мозговые штурмы и описывать проекты.

Очень удобно к этим задачам подходят ментальные (интеллектуальные) карты. Более подробно можно почитать об этой системе у основателя Тони Бьюзена в книге “Супермышление”.

 Также есть техническая реализация данной системы. Лично я использую программу Mind Manager. Есть бесплатные решения, которые тоже с удовольствием вам рекомендую:

• Xmind,
• Freemind,
• Mind Meister — очень интересное решение – создание карт online и что самое привлекательное, есть возможность дать доступ к своей карте другому человеку и вместе с ним работать, корректировать материал, и все это может происходить в “прямом эфире”/

Для того, чтобы зафиксировать то, что происходит у вас на экране компьютера и при этом прокомментировать голосом, рекомендую программу Camtasia Studio. Эту программу можно использовать для записи мероприятий, видео-уроков для помощников, сотрудников, коллег.

Как вести учет своих дел и планировать?

Для этого на данный момент существует  большое количество решений, предлагаю вам посмотреть то, чем пользовался и пользуюсь сам.

Календарь дел с напоминаниями (может даже  СМС высылать вам на телефон) – Google календарь.

Постановку и контроль задач можно производить в Мегаплане и в Битриксе24.

Хороший планировщик для ведения проектов – сайт ToDoIst. Простой, но действенный способ сконцентрироваться на главном -http://www.nowdothis.com/

Если вам необходим прямой городской номер, то рекомендую доступный сайт http://zadarma.ru/ru/. Можно приобрести разные номера и поставить пере адресацию на ваш основной номер, и у клиентов появляется дополнительный канал связи.

Увеличиваем свою скорость печати на клавиатуре здесь http://nabiraem.ru/study/

Очень интересные варианты визиток (сам использую варианты дизайна с этого сайта) http://uk.moo.com/

К небольшим задачам рекомендую подключать удаленных сотрудников (на данный момент популярный вид работы), используйте для этого такие порталы, как:

• free-lance.ru,
• workzilla.ru,
• gf-company.