Как перестать опираться на интуицию в бизнесе и начать создавать бизнес-систему?

Представьте себе такую картину: вы выводите на футбольное поле команду состоящую исключительно из звезд и против вас играет средненькая команда противника. Начинается матч и с первых минут игроки чужой команды забивают вам гол. Вы неприятно удивлены, но уверены что это случайность, и ситуация сейчас поменяется. Однако, команда противников продолжает забивать вам гол за голом. Через некоторое время игра становиться похожей на избиение младенцев. И младенцы здесь ваша команда. Что произошло со звездной командой?

Да, вам удалось собрать себе в команду звезд, только это звезды из разных видов спорта: волейбол, гольф, регби, хоккей на траве, баскетбол и т.д. Кроме этого, вы почему-то решили что раз они звезды, то могут делать все и сразу: если надо, то пойти в атаку, а потом защищать ворота, могут быть как разыгрывающими, так и бомбардирами. В результате «звезды», как малые дети бегают по всему полю за мечом в поту и пыли, а команда противника без труда забивает гол за голом в ваши ворота.

Вы скажите, что это маловероятная ситуация. А вы откройте двери своего офиса и посмотрите на свою команду из баскетболиста, балерины, хоккеиста, гольфиста и прочих. Каждый из них играет по своим правилам в игру, которая известна только им. Весь день сотрудники находятся во власти бурной деятельности, носятся по офису, звонять, пишут, убеждают, но результаты кот наплакал. Любая команда середничков обходит вашу команду «звезд».

 Почему так происходит?

Причина в отсутствии системы и в том, что каждый сотрудник делает то, что считает нужным и тем способом, который сам он выбрал как лучший. В итоге получаем балаган. Ситуация в малом и среднем  бизнесах напоминает известную басню Крылова, где лебедь, рак и щука пытаются сдвинуть с места телегу. Каждый из них обладает уникальным опытом, у каждого из них свои особенные навыки, при этом все выбиваются из сил, а бизнес, вернее телега, с места не трогается. И чем дольше сохраняется подобная ситуация тем сильнее затягивается и запутывается гардеев узел случайно созданных процессов, приемов и фишек. 

Как исправить эту ситуацию?

Во-первых, в вашем бизнесе играют по вашим правилам. Во-вторых, не надейтесь что если вы найдете профессионала с колосальным опытом, то он обязательно подымит ваш бизнес на новые высоты. Единственное что он будет делать в вашем бизнесе, это решать свои личные задачи, а если останется время, то чуть-чуть поработает на вас. В-третьих, на надейтесь на гениальность и интуицию. А надейтесь на бумагу. Самый тупой карандаш лучше самой острой памяти.

Теперь, когда вы приняли и усвоили для себя приведенные выше установки можно переходить к конкретным действиям, которые подготовят среду для создания будущей системы. Вот их порядок:

1. Пропишите для каждого сотрудника графики иделаьного дня по часам, а лучше - по минутам. Самый простой способ его сделать в Google Calendar: ваш сотрудник заводит этот календарь и дает вам доступ, а вы формируете в нем его график. Я рекомендую выбрать вначале гаризонт планирования не день, а неделю. А позже заменить его на месячный горизонт. Чтобы у сотрудника не возникал вопрос что ему следует делать именно в данный момент, создайте для него чек-лист и разместите его в Google Docs. Совместный доступ позволит контролировать как работник следует плану дня.
2.  Назначьте утренние, дневные и вечерние бизнес-ритуалы: кто, что, когда и как должен делать. Ритуалы позволят не тратить время на раздумье, а сразу приступить к действиям. Например, вы думаете с утра как чистить зубы? Нет, вы бирете щетку и начинаете чистить. Это ваш утренний ритуал.
3.  Придумайте систему санкционирования: поощрение за выполнения регламентов и депремирование за их невыполнения. После создании системы санкционирования следуйте ей неукоснительно, даже если по-человечески вы сотрудника понимаете и готовы его простить. В будущем ваша добрата выйдет вам боком.
4.  Сформируйте систему отчетности. Главное здесь - знать меру, иначе ваш бизнес превратиться в бюрократию. Каждый документ должен помогать работе, а не занимать время сотрудника. Продумайте, чтобы информация о деятельности собиралась паралельно основной деятельность. Например, благодаря штрих кодам на упаковке товаров, стало возможным в режиме реального времени видеть сколько товара и когда было продано. Или магнитные карты, позволяют до секунды знать когда сотрудник появился в офисе или его покинул.

Выполнив эти четыре шага, вы в своем бизнесе создадите среду, которая позволит перестать интучить, надеясь на свою гениальность, и создать систему.