4 поколения ТМ

Как отличить протухшие инструменты тайм менеджмента от современных и эффективных? Изучите четыре поколения тайм менеджмента и выберите современное.

Как и любая отрасль человеческой деятельности, тайм менеджмент постоянно растет и развивается. Этот рост обусловлен все новыми и новыми вызовами, которые бросают нам современный бизнес и экономика, глобальный рынок и, опутавшие весь мир, коммуникации. И надо заметить, что изменения, происходящие в мире, коснулись не только деловой сферы, но и сильно повлияли на личную жизнь каждого человека. Чтобы справится с ускоряющимся темпом жизни и хоть как-то разобраться с лавиной дел и задач, которая накрывает всех из нас каждый день, нам приходится искать все новые и новые способы управления делами и управления временем (или, как сейчас принято говорить, управлять собой и своей деятельностью в определенном моменте времени). Этот поиск и приводит к развитию идеи тайм менеджмента, как ответ новым вызовам современного мира.

Но за историю развития тайм менеджмента уже была создана огромная масса инструментов, выпущено бесчисленное количество книг и брошюр по тайм менеджменту. Это многообразие способно смутить любого, кто попытается хоть как-то разобраться с тайм менеджментом для увеличения своей эффективности. Сегодня это уже проблема - выбрать для себя действительно стоящие и эффективные приемы тайм менеджмента и построить из них работающую систему.

С помощью этой статьи я хочу внести ясность в этот пестрый и многообразный мир инструментов и методов тайм менеджмента и дать принцип отбора инструментов для построения личной системы по управлению временем. Уверен, что подход, приведенный в этой статье, поможет вам наметить свой путь по освоению методов тайм менеджмента и отделить уже мертвые и бесполезные от реально работающих инструментов.

Я условно разделяю историю развития идеи тайм менеджмента на четыре этапа, четыре поколения. Каждое поколение тайм менеджмента решало задачи своего времени, в которое оно появилось и сформировалось. Времена менялись, менялся и характер решаемых задач, а значит, нужны были новые подходы в управление временем.

Итак, история развития тайм менеджмента имеет четыре поколения.

Первое поколение можно назвать «фиксация дел». В рамках этого подхода управление временем строилось исключительно на памятках. Дела записывались в общий список по мере их появления. Этот подход был долго эффективен, пока количество дел было небольшим. Но с ростом интенсивности работы и скорости обмена информации фиксация дел стало превращаться в бесконечные списки дел, которые не понятно было как выполнить , из-за чего они накапливались как снежный ком. Тот, кто продолжал вести только списки дел, добивались меньше, чем могли, т.к. этот подход не позволял получить целостного вида всей жизни и был тактическим инструментом управления делами, где не было места для долгосрочных целей. Вести список дел значило (и значит) плыть по течению жизни, справляясь с делами, которые появлялись на пути.

Второе поколение тайм менеджмента ознаменовалось появлением календарного планирования. Благодаря календарю дело стало привязано к моменту в будущем. Так появилось предварительное планирование будущих событий. Более того, благодаря календарю люди стали простраивать причинно - следственные связи между делами. Предельным вариантом такого календарного планирования является диаграмма Ганта, которая своим появлением буквально произвела революцию эффективности на производствах. Дела стали не только привязаны к будущему моменту времени, но и представляли собой логическую цепочку по достижению желаемого результата. И так, благодаря календарю в тайм менеджменте появились планирование и подготовка, а так же появилась личная ответственность в постановке целей. Чего в принципе не было в тайм менеджменте первого поколения.

Главным во втором поколении в управлении временем был распорядок дня, что было явным технократичным подходом к организации времени. А главным «врагом» такого подхода, как не странно, были люди. Они не «укладывались» в жесткую систему календарного планирования. Чем точнее и жестче вы планировании, тем выше был уровень стресса на работе. Люди чувствовали себя бездушными винтиками в глобальном механизме бизнеса. Но не только система «ломала» людей, но и люди ломали систему. Как вы запланируете эмоции, восторг, переживания, сочувствие, радость или горе? Система этого не учитывала и поэтому человеческий фактор разламывал систему изнутри. Если вы стремились жестко следовать своему календарному плану, то люди становились для вас препятствием и теми, кто вас постоянно отвлекает.

Третье поколение тайм менеджмента можно назвать «планирование по приоритетам». Это поколение тайм менеджмента фокусируется на расстановке приоритетов, например, через определения главной и глобальной цели, или с помощью матрицы «важно\срочно», или принципа Парето «20/80» и т.д. Дел стало так много, что нужны стали критерии для их оценки и определения чем следует заниматься, а что оставить за бортом.Теперь не достаточно заниматься делом ради дела. Необходимо четко идти к намеченной цели. Фокус в планировании смещается с вопроса «Когда?», на вопрос «Зачем?». В планировании центральное место занимает прояснение ценностей и приоритетов. Именно в этом поколении появляется разделение целей на кратко-, средне- и краткосрочные.

Не смотря на мощность инструментов управления временем в третьем поколении, они стали давать сбои при возрастающей скорости изменений в обществе, при превращении мира в глобальную деревню и стремительном развитии коммуникаций.

Первым стало давать сбои концепция контроля. Да, мы можем контролировать как свои действия, так и свои решения, но практика показал, что никто не может контролировать последствия наших решений и действий. Слишком много факторов в современном мире влияют на результат, и подавляющее их большинство вне нашего контроля. Вторым дало сбой подход, где делались попытки быть продуктивным с людьми. Для прояснения идеи, подумайте и ответьте: можете ли вы быть продуктивным со своей женой или мужем? А с детьми? Практика опять показала, что продуктивным можно быть с вещами, а с людьми следует быть эффективным. Для этого следует отказаться от транзакционного подхода в отношениях с людьми в пользу трансформационного подхода. Отношения с людьми - не одноразовые сделки (транзакции), а долгосрочное развитие и взаимодействие, дающее обеим сторонам третий продукт (результат), который изначально сложно было прогнозировать. Опять человеческий фактор стал препятствием на пути эффективности инструментов тайм менеджмента. Появилась потребность в четвертом поколении менеджмента.

Четвертое поколение тайм менеджмента заменяет управление лидерством, транзакционные отношения - трансформационными. Приходит понимание, что люди работают с людьми, бизнесы создаются людьми для удовлетворения потребностей других людей. Для этого необходимо прояснение своих личных принципов, жизненной позиции и ценностей. «Прояснение» позволяет определить то важное, ради которого и стоит организовывать всю деятельность. Появляется золотой стандарт, которым измеряются все дела, и благодаря которому становится возможным расставлять приоритеты в работе. В четвертом поколении управления временем фокус сдвигается не на количество времени, на его качество. Главный вопрос: «Каково качество того, чем я занимаюсь?».

Естественно, что каждое последующее поколение вбирает в себя инструменты предыдущего. По сути, первое поколение тайм менеджмента является фундаментом для второго, а второе, в свою очередь для третьего, а третье - для четвертого. Не освоив базовые инструменты управления временем, невозможно реализовать лидерство и повести за собой людей. Неразбериха в делах будет препятствовать этому. Поэтому освоение тайм менеджмента начинается с составления списков дел, далее календарное планирование и расстановка приоритетов. Главное преодолеть самодовольствие, когда достигли результата, применяя тот или иной инструмент, и продолжать двигаться дальше в освоении искусства управления временем.