Завоевание контроля над делами. Фаза 3: «Организация».

Завоевание контроля над делами. Фаза 3: «Организация».

Я продолжаю публиковать цикл статей о построении системы личного тайм менеджмента. Данная статья посвящена третей фазе завоевания контроля над делами: организации дел, задач, проектов и обязательств в систему.

Я продолжаю публиковать цикл статей о построении системы личного тайм менеджмента базирующихся на 5 фазах: Сбор, Обработка, Организация, Пересмотр, Действия. В предыдущей статье мы говорили о второй фазе «Обработка». Данная статья посвящена третей фазе завоевания контроля над делами: организации дел, задач, проектов и обязательств в систему.

Что организовывать?

«Организация» предполагает создание различных корзин, папок или емкостей, в которых будут храниться действия, проекты и справочные материалы, после прохождения ими фазы 2 «обработки». Организацию информации можно подчинить простому принципу: «объекты систематизируются и хранятся на основе того, что они значат для вас».

Четыре первоочередных емкостей (или корзин, называйте так как вам удобней) для вашего планирования могут выглядеть следующим образом:

  1. Проекты.
  2.  Первоочередные действия (с необязательными подкатегориями: Звонки, ПК, Офис, Почта, Документ, Повестка (встречи с человеком или группой), По дороге домой и прочее).
  3.  Отложить.
  4. Календарь (для действий, привязанных к конкретному времени, к конкретному дню, или для фиксации информации относящейся к конкретной дате).

Фаза «организации» так же включает и организацию вашего рабочего места, организацию справочной системы для объектов не требующих действий, и инкубационной системы для проращивания идей и проектов (например, категория «Когда-нибудь»).

Как выбрать инструменты для организации идей, действий и пространства? Несколько быстрых вопросов:

  1. Какие инструменты уже есть у вас в наличие? Например, корпоративный календарь или ежедневник.
  2. Посредством чего и где вы можете получить доступ к своей электронной почте? Безусловно, удобней если электронная почта и списки дел, проектов, задач будут находиться рядом.
  3.  Кто еще должен иметь доступ к вашим данным? Коллеги? Рабочая группа? Родственники?
  4. Вы предпочитаете работать на бумаге или на цифровых устройствах?
  5. Важна ли для вас безопасность данных? Будет ли для вас приемлемо хранить данные в «облачных» сервисах. (Что такое «облако»? Наберите в Google и узнайте!)
  6. Как вы будете делать резервную копию для всех своих данных?
  7. Что из устройств вы готовы носить с собой? Ноутбук, КПК, смартфон, ежедневник?
  8.  С какими инструментами/устройствами тайм менеджмента вы уже знакомы?
  9.  Каким инструментам/устройствам вы доверите хранить информацию о ваших делах, задачах, проектах?
  10. Эти инструменты/устройства масштабируемые?
  11.  Легко ли управлять этими инструментами/устройствами?
  12.  Вы готовы платить за использование этих инструментов/устройств?
  13. Что требуется для синхронизации этих инструментов/устройств с другими системами?

Факторы успеха для фазы «Организовать»:

  • Хорошим эмпирическим правилом для выбора инструментов (особенно для Календаря, категории «Отложить» и категории «Первоочередные действия») является вопрос: «смогу ли я пользоваться этим лёжа в постели с температурой больной гриппом?». Система должна быть простой и доступной.
  • Определитесь с одним устройством, которое будет вашим ключевым инструментом по управлению всеми списками дел, проектов, контактов, справочной системой и т.д. Но помните, что выбор устройства не означает, что вы должны быть верным ему до конца жизни. Это не свадьба и никаких клятв в верности не требуется. Вы всегда можете в будущем сменить устройство на более совершенное.
  • Выбирайте для работы те инструменты, с которыми вы знакомы. Если вам чужды электронные устройства и вы любите работать с бумагой, то выбирайте бумажные носители.

И в завершении, я знаю, что не упомянул в этой статье ни одного конкретного инструмента или устройства для организации тайм менеджмента. Сделал я это умышленно, что бы не влиять на ваше решение. Это, во-первых. А во-вторых, что бы был повод лично с вами встретиться и обсудить эту тему.