Завоевание контроля над делами. Фаза 2: «Обработка».

Завоевание контроля над делами. Фаза 2: «Обработка».

Я продолжаю публиковать цикл статей о построении системы личного тайм менеджмента. Данная статья посвящена второй фазе завоевания контроля над делами: обработке «незавершенки» из всех емкостей для сбора информации о ваших заботах.

Я продолжаю публиковать цикл статей о построении системы личного тайм менеджмента. В предыдущей статье мы говорили о первой фазе «Сбор». Данная статья посвящена второй фазе завоевания контроля над делами: обработке «незавершенки» из всех емкостей для сбора информации о ваших заботах.

Что обрабатывать?

Глагол «обрабатывать» в данном случае не означает «тратить время на...». Он просто означает «решить, что собой представляет данный объект из емкости для сбора, и какие действия он требует от вас, а затем - поступить с ним соответствующим образом». Для объектов, которые требуют от нас действий, мы, в первую очередь, формулируем желаемый результат действия, а затем определяем первоочередное действие, которое сдвинет выполнение данной задачи с мертвой точки. Объекты, которые не требуют от нас действий, мы распределяем по трем корзинам: мусорная корзина (на уничтожение), в справочную систему (для будущего обращения за справкой) или корзину «Когда-нибудь» (для проращивания идей и проектов). Процесс обработки является исключительно интеллектуальной работой, которая бесформенную массу дел трансформирует в понятную систему конкретных действий.

Ключевые вопросы фазы «Обработки»:

  1. Что это?
  2. Это выполнимо?
  3. Что является желаемым результатом? Если объект из загона для «незавершенки» требует несколько шагов для своего завершения, то присвойте ему статус «Проект» и разместите его в списке «Проекты».
  4. Какое первое физическое видимое действие необходимо совершить, чтобы продвинуться к завершению задачи? Определите и запишите его в список «Действия».

Факторы успеха фазы «Обработка»:

  • Дайте себе достаточно времени для обработки. Большинству людей требуется от одного часа до 1,5 часов ежедневно, чтобы обработать все входящие дела, задачи, проекты и прочее.
  • «Обработка» не означает «предпринять действие». «Обработка» означает «принять решение».

В процессе обработки вы принимаете решения о последующих действиях для каждого объекта в загоне для «незавершенки». Единственное, когда вы можете предпринять действие, когда времени на осуществление действия требуется менее 2-х минут. Это правило носит название «2-х минут».