Завоевание контроля над делами. Фаза 1: «Сбор».

Завоевание контроля над делами. Фаза 1: «Сбор».

Работа по завоеванию контроля на бесчисленными делами со сбора всех забот в едином месте. Данная статья первая из цикла статей о фазах по созданию личной системы тайм менеджмента. В этой статье я рассматриваю первую фазу - «Сбор».

Представляем вам первую фазу «Сбор» из 5 этапов завоевания контроля над рабочим процессом.

Что собрать?

Собрать всё! Всё что занимает ваше сознание. Всё что требует вашего внимания. Всё что вас отвлекает и требует выполнения.

Почему дела требуют внимания и бесконечно роятся в голове? Потому что каждое взятое, но не выполненное нами обязательство представляет собой, как говорят психологи, «незавершенный цикл», который наш мозг стремится завершить и выполнить. И если мы держим все свои «незавершенные циклы» в голове, то тратим неимоверное большое количество ментальной энергии, чтобы упомнить все наши обязательства и решить что с ними со всеми в итоге сделать. Альтернативный вариант - переместить все свои обязательства во внешнюю надежную систему и тем самым очистить свое сознание от рутины и освободить его для новых идей. Лучше если все невыполненные обязательства будут заключены во внешнюю систему управления делами и будут находиться там до своего исполнения или прекращения.

Факторы успеха фазы «сбора»:

  • Поймайте всю «незавершёнку» (и освободите свою голову от неё). Каждый незавершенный цикл должен быть заключен в систему сбора и обработки информации и выкинут из вашей головы. Для этого держите инструменты по сбору своих обязательств всегда рядом с собой, что бы немедленно помещать в систему всё что требует вашего внимания. Ключевой результат такого подхода - держать вашу голову свободной от рутинных дел. Чем меньше вы отслеживаете дела с помощью вашего сознания, тем чище ваше сознание. Для того, чтобы держать ваше сознание в чистоте вам понадобятся надежные и многофункциональные инструменты сбора и фиксации ваших обязательств. Поэтому следует уделить особое внимание к выбору инструментов сбора.
  • Старайтесь обходиться минимальным количеством «емкостей» для сбора обязательств. Сфокусируйтесь на минимальном числе инструментов для сбора и фиксации ваших незавершенных циклов. Инструментов должно быть не много и они всегда должны быть под рукой. Кто знает, где застанет вас необходимость зафиксировать новое обязательство. Ваши инструменты должны давать возможность сделать это в любом месте при любых обстоятельствах. В то же время, если емкостей для сбора информации будет слушком много, то вам будет чрезвычайно сложно мотивировать себя их регулярно опустошать.
  • Опустошайте «емкости для сбора» регулярно. Опустошение емкостей для сбора незавершенных циклов и организация работ по их завершению должны стать частью вашей ежедневной работы. Опустошение не означает физического осуществления всех замыслов и проектов, которые накопились в загоне для незавершенных циклов. Речь идет лишь о том, чтобы определить природу каждого задания, находящегося в «емкости для сбора», и решить, что оно собой представляет, каково его назначение и как вы собираетесь с ним поступить. И ещё одно условие, если вы достали «незавершенку» из емкости, то вы её обратно туда не возвращаете!