Как стать продуктивнее?

Как стать продуктивнее?

Простые технические решения, увеличивающие вашу продуктивность каждый день.

Простые технические решения, увеличивающие вашу продуктивность  каждый день.

Сколько дел! Как все успеть? Голова идет кругом от калейдоскопа дел и задач. Мир ускоряется и требует прибавить газа и от нас.Как в этой круговерти принять не только быстрое, но и правильное решение?Вопросы повышения эффективности и продуктивности интересуют меня не первый год. Сегодня я хочу поделиться с Вами некоторыми своими наработками. Если конкретнее, то я хочу поделиться с вами техническими программами, которые помогут вам подняться над рутиной и двигаться быстрее, сосредотачиваясь на важных делах.

 Итак, разговоры, разговоры, разговоры... Давайте начнем с разговоров, а вернее с записи различных разговоров  на встречах и по телефону, но сначала разберемся, зачем это надо? А надо это, что бы быть точным: в процессе переговоров вы обсуждаете условия работы,  а мозг плохое место для хранения условий сделки. Конечно можно вести бумажный протокол встречи, но это долго. Нам надо быстрее. Поэтому на встречах пользуйтесь диктофоном, к слову,  они есть в каждом современном телефоне. Если переговоры идут в офисе, то можете использовать на компьютере программу Audaсity(программа бесплатная). Один из моих клиентов, по профессии юрист, всегда включает эту программу, когда ведет переговоры в офисе. Работа проходит быстрее, документы точнее.

А телефонные звонки?

Если вы работаете из офиса, делаете звонки через интернет сервисы, например, Skype или Skorozvon. чтобы записывать разговоры в Skype скачайте программу MP3-Skype-Recorder. Она бесплатная и устанавливается легко. На телефоне с операционной системой можно установить программу “Запись звонков”(есть бесплатные и платные версии).

Запись звонков позволяет сохранить не только важную информацию о договоренностях, но и контролировать сотрудников, как они следуют заданному скрипту телефонного разговора. Пару раз с утра на планерке разберите записи телефонных разговоров и качество их резко возрастет. Сотрудники начинают говорить по другому, когда знают, что их слушают. Вот образец разбора звонка:

Сервисы для записи звонков, как исходящих, так и входящих:  Skorozvon, виртуальный сервис ATC SIPUNI.RU, Mango-office. Один из моих клиентов приобрел бизнес пакет от компании Мегафон и теперь все звонки “на” и “с” сотовых телефонов у него записываются (правда замучился с установкой сервиса - пока это слабые стороны сотрудников компании Мегафон).

Экспресс видео инструкция:

Очень часто нет времени расписывать инструкцию, что и как делать. Легче показать. Но с первого раза сотрудники порядок действий не запоминают, поэтому демонстрацию инструкции лучше записать на видео. Для записи того, что происходит у вас на мониторе компьютера я рекомендую программу Camtasia Studio, эту программу можно использовать для записи мероприятий,  видео-уроков для помощников, сотрудников, коллег.

Все мысли в кучу.

Чем быстрее мы с вами взлетаем, тем больше информации нам с вами приходится обрабатывать , конспектировать, проводить мозговые штурмы и описывать проекты.

Очень удобно к этим задачам подходят ментальные (интеллектуальные) карты. Более подробно можно почитать об этой системе у основателя Тони Бьюзена в книге “Супермышление”.

 Также есть техническая реализация данной системы. Лично я использую программу Mind Manager. Есть бесплатные решения, которые тоже с удовольствием вам рекомендую:

  • Xmind,
  • Freemind,
  • Mind Meister — очень интересное решение – создание карт online и что самое привлекательное, есть возможность дать доступ к своей карте другому человеку и вместе с ним работать, корректировать материал, и все это может происходить в “прямом эфире”/

Для того, чтобы зафиксировать то, что происходит у вас на экране компьютера и при этом прокомментировать голосом, рекомендую программу Camtasia Studio. Эту программу можно использовать для записи мероприятий, видео-уроков для помощников, сотрудников, коллег.

Как вести учет своих дел и планировать?

Для этого на данный момент существует  большое количество решений, предлагаю вам посмотреть то, чем пользовался и пользуюсь сам.

Календарь дел с напоминаниями (может даже  СМС высылать вам на телефон) – Google календарь.

Постановку и контроль задач можно производить в Мегаплане и в Битриксе24.

Хороший планировщик для ведения проектов – сайт ToDoIst. Простой, но действенный способ сконцентрироваться на главном -http://www.nowdothis.com/

Если вам необходим прямой городской номер, то рекомендую доступный сайт http://zadarma.ru/ru/. Можно приобрести разные номера и поставить пере адресацию на ваш основной номер, и у клиентов появляется дополнительный канал связи.

Увеличиваем свою скорость печати на клавиатуре здесь http://nabiraem.ru/study/

Очень интересные варианты визиток (сам использую варианты дизайна с этого сайта) http://uk.moo.com/

К небольшим задачам рекомендую подключать удаленных сотрудников (на данный момент популярный вид работы), используйте для этого такие порталы, как:

  • free-lance.ru,
  • workzilla.ru,
  • gf-company.